Geschäftsprozesse, Meetings und Projekte oder die Arbeit des Energieteams regelmäßig unter die Lupe nehmen

Retrospektiven sind eine beliebte Methode, um sich sortiert über das Miteinander im Team auszutauschen. Bisweilen aber ist es sinnvoll, das Treffen noch klarer auszurichten. Dann hilft diese Struktur bei der Evaluierung der Zusammenarbeit.

Im Gespräch mit unseren Kunden hören wir oft, dass der Kalender aus immer mehr Meetings besteht. Gerade im vergangenen Jahr, durch viel Arbeit im Homeoffice, scheint sich diese „Meeting-Flut“ noch verschlimmert zu haben. Nicht selten wird diese Entwicklung begleitet von dem Gefühl, dass die Zusammenkünfte ineffizient sind – oder gar „reine Zeitverschwendung“. Das ist sicher bisweilen verständlich. Gut ist es aber nicht.

Denn eines haben die vielen Meetings in der Regel gemeinsam: Sie fördern – zumindest bestenfalls – den Wissens- und Informationsaustausch, klären Fragen und schaffen Beziehung zwischen den Teilnehmenden. Und diese Foren für Selbstreflexion und Lernen sind gerade in Zeiten, in denen die weltweite Menge an Wissen förmlich explodiert und die Komplexität unserer Arbeitswelt stetig steigt, unabdingbar.

Deshalb sind gerade Meetings mit unterschiedlichen Formen des Feedbacks wichtig, um erfolgreich zu sein: Sie befeuern das effiziente gemeinsame Lernen und Weiterentwickeln nach dem Motto „Lernen, Umsetzen und Bewerten“.

Eine Retrospektive ist weder ein „Laber-Meeting“ noch ein „Blame Game“: Belangloses Geplänkel hat dort ebenso wenig Platz wie ein Feilschen um Verantwortlichkeiten und nachträgliche Schuldzuweisungen. 

Retrospektiven bieten Gelegenheit, um außerhalb der täglichen Routine über vergangene Ereignisse und Verhaltensweisen nachzudenken, und so im Team zu lernen und besser zusammenzuarbeiten.

Die „Drei Schweinchen“-Methode ist eine kreative und amüsante Art der Retrospektive, mit der Teams ungezwungen über Prozesse mit Konflikt- oder Ermüdungspotenzial sprechen können. Und Humor kann nicht schaden, um die Motivation der beteiligten zu erhöhen. Die Methode unterstützt darin, im Team ungezwungen über Veränderungen und Verbesserungen von Prozessen in Bezug auf Projekte oder interne Teamprozesse zu sprechen, um diese stabiler und solider zu machen.

Die Drei-Schweinchen-Methode

• Zeitrahmen: 30 bis 60 Minuten – je nach Gruppengröße
• Präsenz-Ausstattung: Metaplanwand, Post-Its, Stift und Klebepunkte oder Online-Ausstattung: virtuelles Whiteboard, digitales Voting-Tool
• Gruppengröße: optimal zehn bis zwölf Personen
   

Vorbereitungen

Zur Vorbereitung auf die Retrospektive braucht es ein Chart (online oder analog).
Auf dieses Chart malen Sie eine Tabelle mit vier Spalten. 
Diese werden beschriftet mit:

Haus aus Stroh	Haus aus Holz	Haus aus Stein	Unsere bösen Wölfe

Wer sehr kreativ ist, kann natürlich auch Häuser aus Stroh, Holz und Stein malen und so das Chart noch ansprechender gestalten. 

Außerdem braucht es Post-its und Stifte für jeden Teilnehmenden bzw. in der digitalen Version ein virtuelles Whiteboard, auf das alle zugreifen können. 

Für die Durchführung benötigen Sie ca. 30 bis 60 Minuten, je nach Teamgröße.

Zur Einstimmung

Um die Methode möglichst amüsant und kreativ zu gestalten, erzählt die Moderatorin bzw. der Moderator zur Einführung der Methode die Geschichte der drei Schweinchen. Die Geschichte kann die Haltung und Erwartung der Teilnehmenden im Sinne einer Leichtigkeit in der Auseinandersetzung erhöhen. Sie finden Sie im Internet.

Kurz zusammengefasst schickt die Schweinchen-Mutter ihre drei Schweinchen in die weite Welt hinaus und ermahnt ihre Schützlinge, sich vor dem bösen Wolf in Acht zu nehmen und sich dafür schützende Häuser zu bauen. Das erste Schweinchen baut eines aus Stroh, das zweite eines aus Holz und das dritte eines aus Stein. Eines Tages kommt der Wolf und versucht bei jedem der Schweinchen ins Haus einzudringen. Alle drei lassen ihn nicht hinein, allerdings reicht beim ersten wie auch beim zweiten Schweinchen ein Pusten, Husten und Stampfen, um das jeweilige Haus zum Einsturz zu bringen. Glücklicherweise hat das dritte Schweinchen sein Haus aus Stein gebaut, und die anderen beiden schaffen es, dorthin zu fliehen und somit den Wolf in die Flucht zu schlagen. Je nach Erzähltalent kann man die Geschichte natürlich kreativ verändern oder ausschmücken. 

Zum Aufbau

Nach dieser kurzen, amüsanten Einstimmung folgt die Erklärung der drei Spalten auf der Metaplanwand bzw. dem virtuellen Whiteboard.

Haus aus Stroh	Haus aus Holz	Haus aus Stein	Unsere bösen Wölfe
Hier werden Prozesse oder Aspekte eines Projektes eingetragen, die vorübergehende Lösungen oder Prototypen darstellen.	Hier stehen Prozesse und Projektabschnitte, die aktuell sehr vertrauenswürdig und zuverlässig sind.	Hier werden Prozesse und Projektteile eingetragen, die äußerst zuverlässig sind.	Hier werden Hindernisse und Fallstricke erfasst, die im Projekt aufgekommen sind bzw. nochmals auftreten könnten, festgehalten.
Diese müssen aus Sicht der Teilnehmenden unbedingt überarbeitet werden.	Gleichzeitig können diese aus Sicht der Teammitglieder verbessert werden, um beispielsweise die Performance des Teams zu steigern oder effizienter bzw. effektiver zu arbeiten.	Diese müssen aktuell nicht verändert werden, da sie effizient sind und von allen verstanden werden.
Oftmals sind das auch Prozesse, die durchaus zu einem bestimmten Zeitpunkt als sinnvoll erschienen und auch hilfreich waren. Aktuell werden diese aber als nicht mehr langfristig wirksam oder sogar risikobehaftet bewertet und brauchen deshalb ein sofortiges Handeln und Veränderung durch das Team.	Diese Prozesse charakterisiert auch, dass eine Veränderung dieser in der Hand des Teams liegt.

Zum Ablauf

Nach Beschreibung der Methode erhalten nun alle Teammitglieder zehn Minuten Zeit, um einzeln über die jeweiligen Team- oder Projektprozesse und deren Einordnung nachzudenken. Diese werden dann von jedem Teilnehmenden auf Post-Its bzw. direkt auf dem virtuellen Whiteboard festgehalten. Anschließend bringen die Teammitglieder ihre Punkte in den jeweiligen Spalten an und beschreiben kurz im Plenum, was mit dem jeweiligen Prozessaspekt gemeint ist. Durch das gemeinsame Anbringen und kurze Erklären der Post-Its werden Doppelungen vermieden.

Für die Spalten „Haus aus Stroh“ und „Haus aus Holz“ wird anschließend gevotet (in Präsenz mit Klebepunkten, virtuell mit Icons bzw. einem digitalen Voting Tool):

• An welchen ein bis zwei Aspekten soll innerhalb der nächsten Wochen gearbeitet werden?
  • Wichtig ist hierbei, dass alle gleichzeitig abstimmen können, um Ankereffekte zu vermeiden.
  • Nach dem Voting werden Handlungsvorschläge sowie Verantwortliche diskutiert und festgehalten. Wichtige Fragen könnten hierzu sein: 
• Was könnten wir tun, um aus diesem Prozess ein „Haus aus Stein“ zu machen? 
  • Was liegt bei der Veränderung dieses Prozesses in unserer Hand?
  • In Bezug auf die Spalte „Haus aus Stein“ wird zu jedem aufgeführten Punkt jeweils ein wichtiges Learning visualisiert. Hier hilft möglicherweise die Frage 
• Was macht diese Prozesse so stark?

Viel Erfolg beim Hausbau!